Teamondersteuner RIEC Rotterdam - cluster BCO

Functieomschrijving

Als Teamondersteuner bij het Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC) ben jij de steunpilaar voor het team. Je ondersteunt het secretariaat en het gehele team op secretarieel, organisatorisch en praktisch vlak. Je bent het vaste aanspreekpunt voor diverse zaken, hebt een scherp oog voor wat nodig is en weet precies waar jij het verschil kunt maken. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt het werk juist zo boeiend.

Je taken zijn onder andere:

• Proactief beheren van de gedeelde mailbox, plannen van bijeenkomsten, onderhouden van contact met collega’s en externe partners, en het ondersteunen van het team.
• Facilitaire ondersteuning zoals het boeken van ruimtes, bestellen van bloemen en regelen van werklunches.
• Ondersteunen en ontzorgen van Opgavemanagers en Projectleiders bij het organiseren van complexe vergaderverzoeken.
• Verwerken van ziek- en herstelmeldingen, monitoren van instroom en uitstroom van medewerkers, en regelen van benodigde faciliteiten zoals mobiel, laptop en toegangspas.
• Signaleren van knelpunten, meedenken over oplossingen en bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen.
• In overleg met de Procesregisseur prioriteiten bepalen en verzoeken vanuit het team afstemmen.

Jouw profiel

Je bent een proactieve aanpakker met oog voor detail. Je ziet werk liggen voordat het benoemd wordt en pakt het direct op. Je denkt mee met het team en stelt waar nodig prioriteiten. Je bent benaderbaar en behulpzaam, waardoor collega’s jou weten te vinden voor uiteenlopende vragen. Je bent initiatiefrijk en weet goed in te schatten wanneer afstemming nodig is, waarbij jouw gevoel voor verhoudingen je helpt. Daarnaast beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Eisen:

1. Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële richting
2. Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar werkervaring opgedaan met de volgende applicaties en systemen:
3. MS Office
4. Outlook
5. Oracle
6. Topdesk
7. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële rol waarin je in ieder geval de werkzaamheden die bij Jouw Functie staan genoemd, hebt verricht. Deze ervaring is opgedaan in de afgelopen 5 jaar

Wensen:

• Je bent in het bezit van een Schoevers diploma
• Je hebt werkervaring met het bestel- en inkoopproces binnen een gemeentelijke organisatie
• Je hebt eerder voor een RIEC of LIEC gewerkt of ermee samengewerkt vanuit één van de samenwerkingspartners

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.