Bestuursecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaresse ben jij de steunpilaar van het college van burgemeester en wethouders in Rhenen. Je beheert de agenda's van de collegeleden en bent het vriendelijke gezicht voor bezoekers. Je houdt scherp in de gaten wanneer activiteiten moeten worden afgerond om deadlines te halen.

Je helpt samen met een collega bij de voorbereiding van collegevergaderingen en organiseert recepties en andere bijeenkomsten. Soms vervul je de rol van notulist tijdens gesprekken en vergaderingen. Daarnaast spring je af en toe bij als rechterhand van de kabinetschef en ondersteun je waar nodig bij de organisatie van herdenkingen.

In deze rol is het belangrijk dat je gevoel hebt voor politiek gevoelige zaken en weet wat je wel en niet buiten het werk kunt delen. Je hebt een gevarieerd takenpakket, maar werkt altijd samen met een collega.

Wat wij van jou vragen

• Organisatievermogen en nauwkeurigheid in het beheren van agenda's en het bewaken van deadlines
• Vriendelijk en representatief optreden naar bezoekers
• Ervaring met het voorbereiden van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten
• Vaardigheid in notuleren tijdens gesprekken en vergaderingen
• In staat om als rechterhand van de kabinetschef te fungeren en ondersteuning te bieden bij herdenkingen
• Politiek gevoelige zaken kunnen inschatten en discretie in communicatie
• Teamspeler die goed samenwerkt met collega’s

Eisen:

1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als (bestuurs)secretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
2. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als (bestuurs)secretaresse
4. Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en organisatie van bijeenkomsten

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als (bestuurs)secretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als (bestuurs)secretaresse binnen een gemeente
• Uiterlijk beschikbaar per 12 januari beschikbaar voor 32 uur per week

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.