Ervaren secretaresse van de burgemeester

Functie

Ervaren secretaresse van de burgemeester — minimaal 32 uur per week. Als coördinerend secretaresse van de burgemeester zorg jij voor goede ondersteuning en overzicht. Je denkt vooruit, regelt zaken op tijd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Deze functie is geen standaard kantoorbaan van 9 tot 5; soms werk je in de avonduren of in het weekend.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning burgemeester: Je ondersteunt de burgemeester bij dagelijkse werkzaamheden en bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Agenda- en mailboxbeheer: Je beheert de agenda, mailbox en post van de burgemeester en stelt duidelijke prioriteiten.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je bereidt organisatorisch en administratief voor, verzorgt waar nodig verslaglegging, zet actiepunten uit en bewaakt voortgang.
• Samenwerking en bestuurlijke ondersteuning: Je houdt overzicht, stemt af binnen de organisatie, werkt nauw samen met collega’s en denkt actief mee met de burgemeester.
• Coördineren: Je coördineert inhoudelijk het team van bestuurssecretaresses (ca. 5 collega’s), stemt werkzaamheden af en zorgt voor samenhang in de ondersteuning.

Wat breng je mee?

• Opleiding en ervaring: Minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding (bijv. Schoevers of vergelijkbaar). Aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse.
• Organisatietalent: Je werkt nauwkeurig, kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht, ook wanneer het druk is.
• Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt dat zaken goed en op tijd geregeld zijn.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk, durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester.
• Bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor de dynamiek in een politiek-bestuurlijke omgeving en gaat professioneel om met protocollen en bestuurlijke relaties.

Werkomgeving

Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. De functie vraagt flexibiliteit omdat werkzaamheden kunnen plaatsvinden buiten reguliere kantoortijden, bijvoorbeeld in de avond of het weekend.

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat is minimaal 32 uur per week beschikbaar (Duidelijk aangeven in CV)
2. De aangeboden kandidaat heeft bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet (avonden/weekenden) (

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring in een aantoonbare positie waarin men ervaring heeft in zelfstandig handelen en het prioriteren van complexe situaties. Handelt proactief en weet wanneer te escaleren in een vertrouwelijke of politieke gevoelige situatie
• De aangeboden kandidaat heeft recente aantoonbare ervaring in politiek-bestuurlijke omgeving ()
• De aangeboden kandidaat is direct beschikbaar na gunning. (Duidelijk aangeven in CV)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.