Directie secretaris

Functietitel

Directiesecretaris (32-26 uur) — tijdelijke inhuur

Wat ga je doen?

Als directiesecretaris zorg je dat de directie optimaal kan sturen en besluiten neemt. Je brengt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat processen soepel verlopen. Je ondersteunt het directieteam in de voorbereiding en opvolging van directievergaderingen en thema-sessies, bewaakt deadlines en coördineert projecten die onder de verantwoordelijkheid van de directie vallen.

Verantwoordelijkheden

• Voorbereiden van directie- en managementoverleggen en zorgen voor een goede afhandeling.
• Bewaken van de opvolging van besluiten en acties; scherp houden op tijdige uitvoering.
• Opstellen van besluitenlijsten, actiepunten en waar van toepassing rapportages.
• Structureren en onderhouden van de strategische (jaar)planning van de directie.
• Signaleren van belangrijke mijlpalen en knelpunten.
• Coördineren van projecten onder verantwoordelijkheid van de directie.
• Beheren van een aantal directiebudgetten.

Competenties en vaardigheden

• Vermogen om voorstellen van hoge kwaliteit te leveren met logische samenhang en een heldere structuur.
• Kunnen schakelen tussen strategie en uitvoering, zodat alles op tijd en goed geregeld is.
• Positief-kritische houding met een aanjagende en faciliterende rol.
• Actief meedenken met de directie.

Uren

32-26 uur per week

Eisen:

1. WO werk- en denkniveau
2. Minimaal 5 jaar ervaring in een secretaris- of coördinerende functie binnen de overheid of een grotere organisatie
3. Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Vaardigheid om complexe informatie duidelijk uit te leggen en goed te onderbouwen
4. Proactieve, flexibele en hands-on werkhouding met een sterk gevoel voor prioriteiten
5. Analytisch vermogen en oog voor samenhang
6. Je bent procesmatig sterk en bent initiatiefrijk
7. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en organisatiesensitiviteit
8. Teamspirit én het vermogen om zelfstandig te werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.