Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer

Over de functie

Rol: Als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer ondersteun je één of meerdere vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van hun informatiehuishouding. Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht, zodat ze digitaal kunnen worden gearchiveerd volgens de geldende richtlijnen. Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken en levert daarmee directe bijdrage aan betrouwbare en toekomstbestendige informatievoorziening.

Belangrijkste taken

• Controleren of dossiers en zaken correct en volledig zijn ingericht voor digitale archivering.
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles, vastleggen van bevindingen en rapporteren aan de leiding.
• Doen van concrete verbetervoorstellen op basis van analyses.
• Coachen en adviseren van collega’s bij digitaal werken, bijvoorbeeld bij implementatie van een (nieuw) zaaksysteem en de overgang naar Microsoft 365.
• Bewaken van zorgvuldige overdracht, afsluiting of vernietiging van dossiers volgens de regels.
• Geven van trainingen over zaakgericht werken en het verbeteren van werkinstructies en trainingsmateriaal.
• Beantwoorden van vragen en ondersteunen van collega’s in applicaties (o.a. via Topdesk).

Werkweek (voorbeeld)

Je start bijvoorbeeld met een projectoverleg over de migratie van informatie van de netwerkschijf naar Microsoft 365. Daarna werk je met een vakteam door bestaande bestanden om te bepalen wat archiefwaardig is en hoe informatie beter vindbaar kan worden ingericht. Op andere dagen werk je op locatie, beantwoord je vragen van collega’s, stimuleer je zaakgericht en digitaal werken en denk je mee over procesverbeteringen. Daarnaast plan je tijd voor kwaliteitscontroles, administratie en het bijwerken van werkinstructies en trainingen op basis van feedback.

Gewenste werkwijze en eigenschappen

• Je legt rustig en praktisch uit wat nodig is, zodat teams het zelfstandig kunnen toepassen.
• Je werkt resultaatgericht aan het verbeteren van informatiehuishouding en procesinrichting.
• Je bent energiek in het verder helpen van collega’s en hebt een praktische aanpak bij coaching en training.

Eisen:

1. Wij zoeken
2. - Een ervaren informatieprofessional
3. - Met brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer
4. - Die collega’s ondersteunt en coacht in kwalitatieve dossiervorming tijdens het lopende werkproces
5. - Zodat archivering ‘aan de achterkant’ zoveel mogelijk automatisch en volgens afspraken verloopt
6. - Met aantoonbare ervaring in zaakgericht werken (ZGW) en digitale dossiervorming
7. - Die met ons stappen zet richting modern en innovatief informatiebeheer
8. Kennis & kwaliteiten
9. • Je hebt een proactieve werkhouding, bent resultaatgericht en neemt anderen mee om samen verbeteringen door te voeren
10. • Je hebt hbo werk- en denkniveau en relevante vakkennis/opleiding (bijv. leergang Informatiebeheer, SOD II, recordmanagement, auditing of vergelijkbaar)
11. • Je hebt aantoonbare ervaring met digitaal en zaakgericht werken (ZGW) binnen een overheidsorganisatie
12. • Je bent thuis in digitaal archiveren, het opstellen/toepassen van vernietigingslijsten en het werken met kwaliteitszorg- of auditsystemen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.