Contractbeheerder

Functie

Contractbeheerder (2 vacatures). Je pakt de dagelijkse werkzaamheden binnen contractbeheer op en denkt mee over vervolgstappen om de rol van contractbeheer verder professioneel en deugdelijk in te richten. In overleg met de contractmanager worden overeenkomsten overgedragen en door contractbeheer uitgevoerd. De eerste focus ligt op het volledig verschuiven van contracten van Contractmanager naar Contractbeheerder; later volgen beheertaken voor contracten in andere categorieën.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Monitoring & Signalering

• Vroegtijdig signaleren en rapporteren van naderende contractbeëindigingen, verlengingen of noodzakelijke nieuwe aanbestedingen aan de contractmanager of contracteigenaar.
• Opstellen van verlengingen, opzegbrieven en aanpassingen van overeenkomsten.
• Kwartaalrapportages genereren en verspreiden (Categorie 1 lijsten en overzichten van enkelvoudig onderhandse aanbestedingen) via standaard formats.
• Beantwoorden of doorzetten van operationele vragen (bijv. looptijd, verlengingsopties, contractwaarde).
• Spend monitoring: bewaken van uitputting bij categorie 1 contracten en signaleren van onregelmatigheden of dreigende overschrijdingen.
• Ondersteunen van besluitvorming: uitvragen van keuzes (doorgaan of stoppen) en adviseren over contractwaarden en looptijden.
• Op verzoek opstellen van contractoverzichten.

Systeembeheer & Datakwaliteit (Regie op SAP)

• Toezien op de juistheid van financiële gegevens, indexatiepercentages en leveranciersinformatie in SAP.
• Opschonen van systemen en informatie: identificeren van vervuilde data (foutieve titels, onduidelijke statussen) en sturen op herstelwerkzaamheden.
• Inhoudelijke controle van nieuwe overeenkomsten op mandaat, correcte indexatieteksten, factuuradressen en juiste verwerking van contractaanpassingen.
• Bijhouden van en/of overzicht maken van financiële verplichtingen bij één of meerdere contracten.

Type overeenkomsten

• Inhuurovereenkomsten
• Abonnementen
• (Kleine) adviesopdrachten
• (Kleine) werkenopdrachten
• Onderhoudsovereenkomsten

Overige

Soms behoren domeinspecifieke werkzaamheden tot het takenpakket.

Eisen:

1. (Uiterlijke) startdatum op 01-06-2026
2. Minimaal 3 jaar ervaring als contractbeheerder
3. Minimaal 2 jaar ervaring binnen een publiek organisatie
4. Ervaring met contractmanagement systemen en/of P2P systemen waar de overeenkomsten in worden geregistreerd
5. Ervaring met generen en analyseren van rapportage
6. Basiskennis van het aanbestedingsrecht

Wensen:

• Hoe pak je de rol op van contractbeheerder waar het nieuw wordt ingericht?
• Bij escalaties welke rol pak je en op welke manier ga je proberen deze escalaties te voorkomen?
• Beschrijf hoe je in eerdere opdrachten rapportage hebt ingezet in de dagelijkse werkzaamheden?
• Beschrijf je ideale samenwerking met de contractmanager en contractregistratie en hoe je daarbij kan bijdragen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.