Managementsecretaresse

Functie

Functietitel: Managementsecretaresse M&O

Uren: 16 uur per week

Werkdagen en -locatie: Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag. De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen. Hybride werken is mogelijk; op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MT.

Wat ga je doen?

• Beheren van de agenda van de Directeur M&O.
• Ondersteunen van het MT M&O bij secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Organiseren en plannen van vergaderingen, opleidingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops.
• Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden rondom projecten, inclusief voorbereiden van projectoverleggen, verzamelen en verwerken van projectinformatie en verzorgen van stukken en rapportages.
• Verzorgen van communicatie rondom afdelingszaken, voornamelijk digitaal via bijvoorbeeld Teams, Outlook en SharePoint.
• Ondersteunen van het MT bij de voorbereiding en organisatie van afdelingsbijeenkomsten.
• Ondersteunen bij het inzichtelijk en overzichtelijk houden van M&O-projecten en lopende werkzaamheden.

Opdrachtresultaat

Je draagt bij aan optimale ontzorging van de Directeur M&O en het MT M&O door agenda's te beheren, afspraken en bijeenkomsten goed voor te bereiden en overzicht te bieden in lopende werkzaamheden en projecten. Omdat je binnen een HR-omgeving werkt, is zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie essentieel. Je kunt goed omgaan met hectiek en snel schakelen wanneer prioriteiten veranderen.

Wat breng je mee?

• Opleiding: MBO 4 werk- en denkniveau.
• Ervaring: Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol en specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Digitale vaardigheden en ervaring met programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Goede planner en organisator; je stelt zelfstandig prioriteiten en houdt overzicht.
• Gemakkelijk in communicatie op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Vermogen om overzicht te bewaren in een dynamische omgeving met veel gelijktijdige activiteiten.
• Affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden.

Eisen:

1. Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag
2. De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen
3. Hybride werken is mogelijk. Op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MT
4. MBO 4 werk- en denkniveau
5. Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol
6. Specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning
7. Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint
8. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie
9. Op maandag 7 en dinsdag 8 september vindt de voorselectie plaats
10. De gesprekken kunnen digitaal plaatsvinden en staan gepland op 8 en 9 september
11. De beoogde startdatum is 21 september

Wensen:

• Het is een pre als je minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol hebt
• Je hebt specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning
• Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint
• Je hebt affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.