Project secretaresse

Projectsecretaresse (36 uur)

Jouw rol

• Organiseren: logistieke voorbereidingen van vergaderingen en overleggen, compleet maken van vergaderstukken en afspraken plannen met interne en externe partijen.
• Verslaglegging: verzorgen van verslaglegging (actiepunten) en bewaken van voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
• Correspondentie: opstellen en verzorgen van correspondentie conform huisstijl, lay-out en juiste taalgebruik.
• Mailboxbeheer: beheren van de projectmailbox, toewijzen van inkomende mail en monitoren of taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld.
• Administratie: administratieve afhandeling van (digitale) stukken en bijhouden van het projectarchief.
• Procesverbetering: doen van voorstellen ter verbetering van administratieve procedures en processen.

Met wie je samenwerkt

Je ondersteunt projectteams bestaande uit projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers, projectassistenten, vakinhoudelijke experts en externe samenwerkingspartners.

Jouw profiel

• Opleiding: minimaal afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau.
• Ervaring: 1–3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
• Vaardigheden: ruime ervaring met Microsoft (Outlook, Teams, SharePoint e.d.), sterk in plannen en organiseren, accuraat en gestructureerd werken, prioriteiten stellen en effectief functioneren in een drukke omgeving.
• Taal: beheersing van het Nederlands, mondeling en schriftelijk.

Aanvullende informatie

• CV in het Nederlands.
• Persoonlijke motivatie met onderbouwing van de gevraagde competenties.
• Een kandidaat mag niet eerder in dienst zijn geweest van de gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
• De kandidaat beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) en kan dit bij intake en op de startdatum overleggen.

Eisen:

1. Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau
2. Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring
3. Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk
4. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
5. Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven. (tussenperiode van twee jaar)
6. Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. De kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening

Wensen:

• Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau
• Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring
• Het is een pre-employmentscreening plaatsvinden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.