Bestuurssecretaresse -*SPOED*

Functie: Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Je bereidt de burgemeester voor op bestuurlijke overleggen, bijvoorbeeld met ondernemers of maatschappelijke organisaties, en regelt alle benodigde afstemming, stukken, deelnemers en communicatie. Je bewaakt agenda’s, filtert informatie en houdt oog voor wat echt belangrijk is. Je werkt mee aan digitalisering en verbetering van werkprocessen en springt moeiteloos bij bij afwezigheid van collega’s.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agenda- en planningbeheer: je beheert een agenda die praktisch klopt en aansluit bij politieke actualiteit en gevoeligheden; je voelt aan wanneer iets verschuift, speelt of versneld moet worden.
• Voorbereiding bestuurlijke overleggen: je zorgt dat overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden.
• Regie en uitvoer: je weet wanneer je op de voorgrond treedt en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt.
• Prioriteren en discretie: je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af, handelt discreet en leest tussen de regels.
• Samenwerking: je stemt af met collega’s van het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten.
• Continuïteit en kwaliteit: je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.

Competenties

• Organisatorisch sterk
• Proactief
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Betrouwbaar en discreet
• Flexibel
• Stressbestendig
• Leergierig
• Dienstverlenend ingesteld

Opleiding en ervaring

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

Arbeidsomvang en vorm

• Uren: 36 uur (fulltime werkweek)
• Arbeidsvorm: detachering, tijdelijk ter vervanging; optie tot verlenging niet uitgesloten

Eisen:

1. Minimaal een afgeronde Mbo opleiding in een secretariële of administratieve richting
2. Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
3. Digitale vaardigheden met Microsoft 365
4. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen:

• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.