Secretaresse

Opdracht

Wij zoeken zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders
• Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken
• Bewaken van het opleidingsplan
• Opstellen en uitwerken van correspondentie
• Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen
• Opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken
• Notuleren en uitwerken van verslagen
• Uitzetten en bewaken van actiepunten
• Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten
• Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen

Wie zoeken wij

• Werkt zelfstandig en kan snel schakelen
• Krijgt energie van organiseren en ondersteunen
• Is zorgvuldig en communicatief vaardig
• Stelt goed prioriteiten, ook in een dynamische omgeving

Werkomgeving en aansturing

De werkzaamheden vinden plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Je werkt onder leiding en toezicht, maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de teamleider. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker
2. Beschikbaar voor minimaal 20 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdrachtperiode
3. Beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten
4. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers, waaronder agenda- en mailboxbeheer en administratieve werkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, waaronder ondersteuning van bestuurders/portefeuillehouders

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.