Administratieve ondersteuner

Functie

Administratief medewerker openbare ruimte

Taken en verantwoordelijkheden

Klachten- en meldingenafhandeling

• Beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem
• Meldingen uitzetten bij de juiste beheerder of afdeling
• Voortgang bewaken en overzicht houden over de afhandeling
• Terugkoppelingen verwerken en zaken administratief afsluiten in het systeem
• Meldingen archiveren volgens richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning

• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• Bewaken van deadlines en opvolging van acties
• Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie

• Bijhouden en actualiseren van registraties
• Verwerken van aanvragen en mutaties
• Archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• Ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden

• Ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

Jouw profiel

• Werkt nauwkeurig en gestructureerd
• Heeft oog voor detail
• Ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
2. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
3. Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie
• Aantoonbare werkservaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office
• Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.