Assistent programmamanager Wonen&Zorg

Functie

Assistent programmamanager (16-18 uur)

Je assisteert binnen het Programma Wonen & Zorg en ondersteunt de programmamanager en adviseurs organisatorisch en procesmatig.

Jouw rol

Je bent een proactieve, leergierige en zelfstandig werkende assistent. Je brengt structuur aan, bewaakt de voortgang en zorgt dat projecten en het programma organisatorisch en procesmatig soepel verlopen. Je organiseert overleggen, bewaakt afspraken, planningen en acties en zorgt dat betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken. Je signaleert knelpunten, denkt mee over oplossingen en neemt daarin proactief initiatief.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Ondersteuning bij organiseren en voorbereiden van (netwerk)bijeenkomsten en werkbezoeken, verslaglegging, maken en bewaken van afspraken, opzetten, beheren en archiveren van (project)dossiers en beheren van systemen voor correspondentie en bestuurlijke besluitvorming.
• (Bege)leiding en ondersteuning van (deel)activiteiten, onderzoeken, bijeenkomsten of kleine deelprojecten in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de programmamanager.
• Rapportages en overzichten (voortgangsrapportages, initiatievenlijst, financiën etc.), bijhouden van planningen en overzichten voor het programma en verzorgen van correspondentie en afhandeling van mail.
• Ondersteunen van leden van het programmateam Wonen & Zorg bij diverse zaken en vraagstukken.
• Begeleiden van transitie van SharePoint naar de Teams-omgeving (overzetten van relevante stukken).

Werkomgeving

Je werkt in een dynamische omgeving waarin niet altijd alles vooraf vaststaat en het programma zich nog ontwikkelt. Je krijgt verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen. Taken worden uitgevoerd in overleg en voor zover ze binnen de beschikbare uren passen.

Wie zoeken we

• Ervaren assistent programmamanager
• Proactief, leergierig en zelfstandig
• Organisatorisch en procesmatig sterk
• Vaardig in het bewaken van planning, afspraken en communicatie
• Denkt mee over oplossingen en neemt initiatief bij knelpunten

Eisen:

1. Dit breng je mee
2. We zoeken een ervaren collega die energie krijgt van regelen, organiseren en overzicht te houden. Iemand die graag dingen oppakt, ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen en energie krijgt van een goed lopend proces
3. Je werkt gestructureerd en bent in staat om rust en overzicht te brengen in een dynamische omgeving met veel betrokkenen. Je neemt initiatief en bent flexibel genoeg om te kunnen omgaan met onzekerheden en/of veranderingen binnen een politiek-bestuurlijke context. Je staat stevig in je schoenen, beschikt over goede communicatieve vaardigheden en zoekt graag de samenwerking met collega’s
4. En verder
5. • Je hebt HBO werk- en denkniveau
6. • Je hebt tenminste 3 jaar relevante werkervaring, bijvoorbeeld als assistent project- of programmamanager, programma- of projectsecretaris bij een (gemeentelijke) overheid
7. • Je hebt bij voorkeur al ervaring met projecten in het ruimtelijk domein. Affiniteit met woningbouw en het sociaal domein is een vereiste. Dit graag beschrijven in de motivatie
8. • Je bent stressbestendig en schakelt makkelijk in een steeds veranderende en complexe omgeving, maatschappelijk, bestuurlijk en politiek
9. • Je hebt ervaring/ affiniteit met de politiek- bestuurlijke context binnen een gemeente of andere overheidsinstantie
10. • Je hebt kennis van/ervaring met projectmatig werken
11. • Je kunt goed organiseren en hebt een uitstekende beheersing van MS Office (bijvoorbeeld Teams, MS Planner, OneNote en SharePoint-applicaties)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.