Bestuurs- en directiesecretaresse

Vacature: Bestuurssecretaresse

Uren: 36 uur per week

Intro

Maak jij met jouw kennis en/of achtergrond in managementsupport het verschil als bestuurs- en directieondersteuner?

Wat ga je doen?

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert, waar nodig en in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
• Je levert, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, waar nodig een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.

Wat vragen wij van jou?

• Afgeronde MBO-opleiding.
• Ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Ervaring met iBabs.
• Ervaring met kabinetstaken is een pre.
• Uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
• Kwaliteitsgericht met oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

Eisen:

1. Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant
2. Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
3. Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi-)overheidsorganisatie
4. Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties
5. Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer
6. Kandidaat heeft ervaring met Ibabs

Wensen:

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren
• Kandidaat heeft recente ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college
• Kandidaat heeft recente ervaring met kabinetszaken
• Kandidaat past binnen het team. Dit moet blijken uit het gesprek
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren. Dit moet blijken uit het gesprek
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijk sensitiviteit. Dit moet blijken uit het gesprek
• Kandidaat is kwaliteitsgericht. Dit moet blijken uit het gesprek
• Kandidaat is proactief. Dit moet blijken uit het gesprek

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.