Bestuurssecretaresse

Functie: Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de organisatie. Je ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Taken en verantwoordelijkheden

• Proactief beheren en bewaken van agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden.
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren.
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouderoverleggen in samenwerking met bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
• Uitvoeren van uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor circa twee toegewezen bestuurs- en/of directieleden.

Jouw profiel

• Je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Complex agendabeheer schrikt je niet af; je schakelt moeiteloos tussen werkzaamheden.
• Je bent proactief, anticipeert op wat nodig is en handelt op het juiste moment.
• Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken.
• Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen om efficiënt en eenduidig samen te werken.
• Je ontzorgt het bestuur met professionaliteit en pro-activiteit.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in een secretariële richting
2. Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, iBabs of MS Office
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
4. Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen, benoem duidelijke waar deze ervaring is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. De kandidaat
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties: politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. De kandidaat licht in het CV of een korte motivatie toe hoe deze competenties in eerdere functies zijn toegepast, de motivatie is geschreven door de kandidaat zelf

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.