Coördinator Facilitydesk

Coördinator Facility Desk (36 uur)

Functieomschrijving

• Coördinatie: Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de facility desk en bewaakt voortgang, kwaliteit en afgesproken doorlooptijden van meldingen, aanvragen en klachten. Je fungeert als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor collega’s binnen de facility desk. Je signaleert knelpunten in processen en doet verbetervoorstellen.
• Operationele uitvoering (meewerkend): Je neemt (complexe) aanvragen, meldingen en klachten in ontvangst, registreert en handelt deze af. Je spreekt betrokken uitvoerende partijen aan bij overschrijding van uitvoeringstermijnen.
• Voorbereiding verhuizing en dubbel beheer: Je levert een actieve bijdrage aan de voorbereiding van een organisatieverhuizing en denkt mee over werkprocessen en facilitaire ondersteuning in het nieuwe gebouw. Je ondersteunt bij de coördinatie van verhuisgerelateerde werkzaamheden en communicatie richting interne klanten. Je bewaakt samen met het team de facilitaire dienstverlening voor twee gebouwen en zorgt voor heldere prioritering en capaciteitsverdeling.
• Documentatie en procedures: Je draagt zorg voor actuele facilitaire procedures, handboeken en procesdocumentatie.
• Managementinformatie: Je produceert en beheert managementinformatie over dienstverlening en uitvoeringskwaliteit.

Wat typeert deze functie?

• Coördinerend en uitvoerend: Een gecombineerde rol met zowel coördinerende als meewerkende taken binnen de facility desk.
• Tijdelijk dubbel beheer: Tijdelijk beheer van twee gebouwen met verantwoordelijkheden voor prioritering en capaciteitsverdeling.
• Functionele aansturing: Functionele aansturing zonder hiërarchische verantwoordelijkheid.
• Ruimte voor initiatief: Veel ruimte voor procesverbetering, kwaliteitsbewaking en eigen initiatief.

Eisen:

1. Wie ben jij?Je bent een ervaren facilitair professional die overzicht houdt en collega’s weet te verbinden. Je combineert coördinerend vermogen met een hands-on mentaliteit. Je voelt je verantwoordelijk voor het teamresultaat én voor de kwaliteit van de dienstverlening.Wat breng je mee?MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in facilitaire dienstverlening.Ruime ervaring binnen een facilitaire omgeving.Ervaring met coördineren of functioneel aansturen.Affiniteit met een FMIS-systeem, bij voorkeur ervaring met Top Desk.Kennis van contractbeheer en administratieve processen.Ervaring met organisatieverhuizingen, ingebruikname van nieuwbouw of tijdelijk dubbel beheer is een pré.En verderCoachend en coördinerend vermogenJe stuurt functioneel aan, verdeelt werkzaamheden en ondersteunt collega’s in hun ontwikkeling. Je creëert duidelijkheid in rollen, verwachtingen en prioriteiten.OrganisatiesensitiviteitJe begrijpt de impact van de verhuizing en dubbele huisvesting op de organisatie en weet belangen zorgvuldig af te wegen.KlantgerichtheidJe begrijpt de behoeften van interne klanten en handelt proactief. Je bent representatief, toegankelijk en oplossingsgericht.ResultaatgerichtheidJe bewaakt voortgang en kwaliteit, spreekt partijen aan op afspraken en zorgt dat doelstellingen worden gerealiseerd.Plannen en organiserenJe houdt overzicht over een meervoudig takenpakket en stelt prioriteiten binnen het team. Je zorgt voor structuur in werkprocessen.SamenwerkenJe werkt constructief samen met collega’s, contractmanager en leveranciers. Je bent verbindend en communiceert helder.Analytisch en procesmatig werkenJe signaleert afwijkingen en verbeterkansen in dienstverlening en processen en vertaalt deze naar concrete acties.Initiatief en eigenaarschapJe neemt verantwoordelijkheid voor jouw werkgebied en durft beslissingen te nemen binnen jouw mandaat

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.