Eventmanager Griffie/Griffiemedewerker

Functieomschrijving

Als eventmanager/griffiemedewerker ben je verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van diverse vergaderingen en evenementen van Provinciale Staten en de griffie. Je regelt locaties, zalen, catering en fungeert als aanspreekpunt voor de facilitaire dienst. Daarnaast stel je draaiboeken op en ben je het aanspreekpunt voor sprekers bij in- en externe evenementen en bijeenkomsten.

Je coördineert evenementen zoals het Provinciespel, Provinciale Staten trekken de streken in, de opening van het statenjaar, het IPO jaarcongres (in overleg met een statenadviseur) en bezoeken aan het Huis der Provincie, waaronder gemeentebezoeken. Tevens ben je verantwoordelijk voor het gehele proces rondom wisselingen van statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers.

Als managementondersteuner van de griffier verzorg je samen met het ondersteuningsteam de (digitale) stukkenstroom van en naar Provinciale Staten en ondersteun je bij overige administratieve en organisatorische taken binnen de griffie. Je werkt nauw samen met de griffiemedewerker en functioneel beheerder en vervangt hen bij afwezigheid of piekmomenten.

Jouw profiel

Je bent een betrokken en deskundige professional die organisatorisch sterk is en goed kan samenwerken binnen een team. Je bent toegankelijk, toegewijd en integer in je werk en kunt zelfstandig het overzicht bewaren in een politiek gevoelig en complex netwerk.

Eisen:

1. Kandidaat is inzetbaar vanaf 12 januari 2026 tot en met 11 juli 2026 voor minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week verdeeld over 5 werkdagen
2. Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat uiterlijk 1 februari 2026 inzetbaar is voor minimaal 32 uur per week
3. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld
4. Je dient in het CV apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee je aantoont dat je, of de aangeboden kandidaat, aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet
5. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding
6. Kandidaat heeft minimaal 3 maanden werkervaring bij of voor een overheidsorganisatie met het organiseren van vergaderingen en evenementen in een politieke setting

Wensen:

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring bij of voor een griffie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz, aan te tonen met praktijkvoorbeelden
• Kandidaat beschikt over een minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie, aan te tonen met het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.