Medewerker bestuurssecretariaat

Functie

Medewerker bestuurssecretariaat

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris. Je biedt proactieve, zelfstandige secretariële en administratieve ondersteuning, plant vooruit, bewaakt overzicht en handelt zaken af zonder voortdurend sturing nodig te hebben.

Taken en verantwoordelijkheden

Belangrijkste werkzaamheden

• Complex agendabeheer voor burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris.
• Bewaken van planningen, actiepunten en termijnen.
• Zorgen dat collega’s tijdig de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en opvolging van afspraken en besluiten van het college.
• Voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden.
• Verzamelen van stukken, opstellen van agenda’s en geordende aanpak van vergaderingen.
• Controleren en stroomlijnen van informatiestromen.
• Eerste aanspreekpunt voor het maken van interne en externe afspraken.
• Nauw samenwerken met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en elkaar vervangen waar nodig.

Jouw profiel

• Representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit.
• Sterk in prioriteren, grenzen bewaken en het leggen van verbanden.
• Goed gevoel voor verhoudingen; servicegericht, attent en flexibel.
• Vertrouwelijkheid zorgvuldig kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Organiseren en plannen is jouw ding; het bestuur kan blind op jou vertrouwen.

Samenwerking

Je staat in nauw contact met het bestuur, de rest van de organisatie en externe partijen. Je werkt intensief samen met de collega van het bestuurssecretariaat en vervangt elkaar wanneer dat nodig is.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Minimaal1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuur secretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met Ibabs
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met opstellen van procesverbeteringen bij een gemeente

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management ondersteuner en/of secretaresse
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het Microsoft Office programma’s
• Aantoonbaar beschikbaar per uiterlijk 1 mei 2026 voor32 uur per week
• Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.