Medewerker Bestuurssecretariaat en Kabinetszaken

Functieomschrijving

Functietitel: Medewerker bestuurssecretariaat en kabinetszaken

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en ondersteunen van diverse kabinets- en bestuurswerkzaamheden. Dit omvat het zorgvuldig begeleiden van Koninklijke onderscheidingen, het voorbereiden van officiële evenementen en het leveren van hoogwaardige secretariële ondersteuning aan bestuur en directie. De functie vraagt om nauwkeurigheid, zelfstandigheid, bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om effectief samen te werken met interne en externe partners.

Taken en verantwoordelijkheden

• Organiseren, coördineren en begeleiden van Koninklijke onderscheidingen, van aanvraag tot en met de uitreiking.
• Voorbereiden en organiseren van evenementen en bijeenkomsten rondom kabinetszaken (officiële ontvangsten, herdenkingen, representatieve activiteiten).
• Uitvoeren van secretariële en administratieve ondersteuning voor bestuur en directie.
• Beheren van agenda’s, correspondentie en bestuurlijke documenten.
• Afstemmen met interne afdelingen en externe partijen, zoals de provincie, het Kabinet van de Koning en andere gemeenten.
• Administratieve verwerking binnen het bestuurlijk proces, waaronder de afhandeling van collegestukken.
• Signaleren van knelpunten in processen en zelfstandig organiseren van passende oplossingen.
• Bewaken van kwaliteit, tijdigheid en volledigheid van alle bestuurlijke en organisatorische processen binnen het takenpakket.

Jouw profiel

• Nauwkeurig en secuur in uitvoering en administratie.
• Zelfstandig en proactief kunnen werken.
• Bestuurlijke sensitiviteit en discretie.
• Vermogen om effectief samen te werken met interne en externe partners.
• Beschikken over sterke secretariële en organisatorische vaardigheden.

Eisen:

1. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo4 niveau
2. Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of medewerker kabinetszaken, bij een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van bestuurlijke en representatieve evenementen
4. Aantoonbare werkervaring metIbabs, Microsoft Teams en LINT

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met Koninklijke onderscheidingen en ceremoniële/kabinetszaken
• Ervaring met het organiseren van bestuurlijke en representatieve evenementen
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of medewerker kabinetszaken, bij een gemeente
• Aantoonbaar bereid om de werkzaamheden op kantoor in het gemeentehuis in Monnickendam te verrichten
• Flexibele beschikbaarheid in verband met kabinetszaken en gelegenheden

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.