Projectmanagement specialist

Functieomschrijving

Ben jij een organisatorisch talent die structuur brengt in dynamische projecten? Als PMO Specialist bij Zuid-Holland Bereikbaar (ZHB) ben je de spin in het web binnen het projectmanagementteam. Je zorgt ervoor dat de projectenadministratie op orde is, projectgegevens compleet en actueel blijven en documenten volgens de juiste formats worden opgeslagen. Je levert rapportages die het management en projectleiders ondersteunen bij hun besluitvorming en stelt voortgangsrapportages op. Daarnaast denk je actief mee over procesverbeteringen en speel je een grote rol bij de implementatie van verbeteringen in systemen zoals AFAS. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en springt bij waar nodig. Bij afwezigheid van de coördinator neem je tijdelijk diens belangrijkste taken over, zodat het overzicht en de voortgang in het projectenportfolio gewaarborgd blijven.

Taken en verantwoordelijkheden

• Controleren en afronden van concept projectvoorstellen op format, volledigheid en taalgebruik.
• Inrichten en beheren van projecten in AFAS en Teams.
• Bewaken dat projectdocumenten correct en volledig worden aangeleverd en opgeslagen.
• Genereren van periodieke rapportages en signaleren van ontbrekende informatie of acties.
• Actualiseren van projectgegevens op basis van de voortgang.
• Ondersteunen bij het opstellen en verspreiden van voortgangsrapportages.
• Overleggen met projectleiders en het managementteam over voortgang en verbeterkansen binnen het projectenportfolio.
• Beheren en actualiseren van reguliere projectdocumenten en zorgen dat de juiste versies in gebruik zijn.
• Meedenken over procesverbeteringen in AFAS en andere systemen, voorstellen doen en de implementatie begeleiden.
• Actief ondersteunen van projectleiders en medewerkers bij hulpvragen.
• Tijdelijk waarnemen van de coördinator bij afwezigheid voor urgente taken.

Vaardigheden en kwalificaties

• Sterk in ordenen, analyseren en verwerken van projectinformatie.
• Nauwgezet, analytisch en probleemoplossend vermogen.
• Communicatief vaardig; je weet collega’s op een constructieve manier aan te spreken en mee te krijgen.
• Ervaring met systemen zoals AFAS of de vaardigheid om deze snel eigen te maken.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen een projectmatige omgeving.
• Opleiding of cursus in projectmatig werken en planningstechnieken is een pré.
• Aantoonbare ervaring met AFAS en/of Microsoft-applicaties.

Overige informatie

• 32 uur per week, in overleg in te delen.
• Hybride werken: deels vanuit huis en deels op locatie in Schiedam.
• Inhuur voor een periode van 2 jaar met mogelijkheid tot verlenging.

Eisen:

1. De kandidaat heeft aantoonbaar HBO werk en denk niveau in een soortgelijke rol
2. De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een PMO rol (GEEN secretarieel werk/management assistent/management ondersteuner) in een project- of vergelijkbare omgeving
3. Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met AFAS en/of Microsoft

Wensen:

• De kandidaat heeft een relevante opleiding gevolgd mbt projectmatig werken en planningstechnieken
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar in een PMO rol (GEEN secretarieel werk/management assistent/management ondersteuner) in een project- of vergelijkbare omgeving
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en/of Microsoft Teams
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het mobiliteitsdomein
• In het CV dient het mobiele telefoonnummer en het e-mailadres van de kandidaat opgenomen te zijn. Zijn deze gegevens in het CV opgenomen?
• De competenties, kennis, vertrouwen en ervaringen worden getoetst tijdens het gesprek. - Communicatieve vaardigheden - Gestructureerd - Verbindend - Pro-actief
• Kandidaat heeft ervaring met projectadministratie en backoffice ondersteuning

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.