Projectsecretaris - Project Medewerker Ondersteuner (PMO)

Functie

Functienaam (extern): Projectsecretaris Facilitair Bedrijf

Aantal uren per week

Minimaal: 24 uur
Maximaal: 28 uur

Samenvatting

Wil jij als projectsecretaris impact hebben op de omgeving van patiënten, bezoekers en collega's in het UMC Utrecht? In deze rol ondersteun je bij projecten die directe invloed hebben op de kwaliteit van onze facilitaire dienstverlening.

Functie-inhoud

Het facilitair bedrijf staat aan de vooravond van een grote vernieuwbouwopgave. Als projectsecretaris breng je structuur in het programma, bereid je besluitvorming voor, denk je vooruit en jaag je de juiste mensen aan om resultaten op te leveren. Je ondersteunt projectleiders bij de planning, de communicatie en het opstellen van rapportages. Daarmee lever je een directe bijdrage aan een veilige, gastvrije en efficiënte werkomgeving en aan de kwaliteit van onze facilitaire dienstverlening.

Jij gaat onder meer aan de slag met:

• Opstellen van projectplannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij het vormen van projectorganisaties.
• Opstellen van managementrapportages en verzorgen van de projectadministratie.
• Controleren op tijdige en juiste afronding van fasedocumenten.
• Ontwikkelen van ondersteunende tools zoals formats voor tijd- en geldbeheersing.
• Meehelpen met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen.

Profiel

Je werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie. Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in projectmanagement, secretariaat of managementassistentie.
• Minimaal 4 jaar ervaring met het ondersteunen van projectmanagement.
• Kennis van projectprocedures en documentbeheer.
• Nauwkeurigheid en gevoel voor vertrouwelijke informatie.
• Een servicegerichte en integere werkhouding.
• Ervaring en affiniteit met de facilitaire en huisvestingsomgeving.

Eisen:

1. Kandidaat heeft kennis van projectprocedures en documentbeheer
2. Kandidaat heeft een servicegerichte en integere werkhouding
3. De kandidaat werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
4. HBO werk- en denkniveau
5. Kandidaat heeft minimaal 4 jaar ervaring met het projectondersteuning

Wensen:

• We hebben de volgende momenten gereserveerd voor gesprekken: 23-apr 15:00-16:00 24-apr 11:00-12:00 24-apr 13:00-14:00 30-apr 09:30-13:30 30-apr 13:00-14:00 30-apr 16:00-17:00 1-mei 10:00-11:00 1-mei 11:00-12:00
• Kandidaat werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en heeft gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie. Licht je antwoord duidelijk toe
• Kandidaat heeft ervaring binnen de facilitaire- en huisvestingsomgeving
• Kandidaat heeft ervaring met opstellen en uitvoeren van communicatieplannen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.