Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij diverse activiteiten. Je hoofdtaak is het tijdig en correct afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken en help je teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van administratieve processen. Je werkt in een dynamische omgeving met gedreven professionals en ondersteunt soms ook de teams Milieu en Wonen. Je krijgt de verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken.

Werkzaamheden

• Zorgen voor tijdige en kwalitatieve afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming door registratie, termijnbewaking en tijdig ingrijpen bij overschrijding.
• Ondersteunen bij het plannen en organiseren van team- en inhoudelijke overleggen.
• Uitvoeren van ondersteunende taken binnen het inkoopproces, zoals het aanmaken van bestelformulieren, bewaken van voortgang en beantwoorden van inhoudelijke vragen.
• Maken en bewaken van afspraken, organiseren van bijeenkomsten en ondersteuning bij vergaderingen, inclusief verslaglegging en termijnbewaking.

Jouw profiel

• Je hebt een hands-on mentaliteit en werkt graag projectmatig.
• Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je het overzicht behoudt.
• Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig, maar zoekt samenwerking wanneer nodig.
• Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend in woord en geschrift.
• Je bent bereid om op vrijdag te werken.

Eisen:

1. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met Corsa of DIVA-BB
2. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite
3. Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services)
4. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectsecretaris
5. Je hebt ervaring met agendabeheer
6. Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket

Wensen:

• Je werkt op vrijdag
• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als ondersteuner bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.