Teamsecretaresse

Vacature: Secretaresse

Wat ga je doen

• Beheer van agenda's en ondersteuning bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten.
• Gebruik van moderne middelen zoals MS Teams, MS Forms en Copilot bij de uitvoerende werkzaamheden.
• Zorgen dat actielijsten na evenementen en bijeenkomsten volledig zijn afgevinkt.
• Opstellen van notulen en zorgen voor heldere verslaglegging.
• Coördinatie van het portefeuillehouderoverleg en ondersteuning hiervan samen met de manager.
• Documenteren van afspraken en benodigde informatie in iBabs.

Wat breng je mee

• Afgeronde MBO niveau 4-opleiding in Office & Managementsupport of een aanverwante studie.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met iBabs is een pré; ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs is een pré.

• Digitaal vaardig; ervaring met Microsoft 365 en Teams.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Geordend, kan prioriteren en werkt procesmatig binnen en met andere teams.
• Denkt vooruit en behoudt overzicht bij het ondersteunen van de manager.
• Signaleren, proactief en bereid om zelf de handen uit de mouwen te steken.

Overige informatie

• Aantal professionals: 1

Eisen:

1. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking
2. Minimaal een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau officemanagement of vergelijkbaar

Wensen:

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 niveau in de richting van Officemanagement of secretarieel administratief
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van managementondersteuning/secretarieel
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij de overheid in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare werkervaring met werken in Teams en met Copilot
• Aantoonbare werkervaring op het gebied van iBabs

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.