Programma Managementassistent

Programma Management Assistent

Wat ga je doen?

• Secretariële werkzaamheden:
  • Beheren van agenda’s en maken/verzetten van afspraken met goed gevoel voor organisatie, functies en rollen en prioriteitsstelling
  • Afhandelen van vragen, verzoeken en gesprekken
  • Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen (meestal intern, soms extern met inwoners of ondernemers)
  • Voorbereiden van overleggen met de programmamanager/projectleider (agenda, stukken) en notuleren indien nodig
  • Bewaken van follow-up en voortgang van afspraken
• Administratieve werkzaamheden:
  • Organiseren en structureren van de Teams-omgeving van het programma en projecten; collega’s ondersteunen bij gebruik van Teams
  • Beheren van de mailbox: controleren inkomende mail, doorzetten naar collega’s, beantwoorden van routinematige mails, nemen van vervolgacties en archiveren
  • Ondersteunen bij archivering van stukken en mails
  • Doen van voorstellen ter verbetering van administratieve processen
• Overig:
  • Bijhouden van planningen en bewaken van voortgang
  • Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen; bewaken en rapporteren over voortgang
  • Opstellen van overzichten en planningen onder regie van projectleiders of programmamanager

Wat breng je mee?

• Eisen:
  • Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
  • Enkele jaren ervaring als programma-assistent/-ondersteuner of als projectondersteuner
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
  • Goede kennis van het MS Office-pakket
  • Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding

Aanvullende informatie voor kandidaten

• Lever je cv in het Nederlands aan
• Voeg een persoonlijke motivatie toe waarin je onderbouwt dat je beschikt over de gevraagde competenties
• Het is niet toegestaan een kandidaat aan te bieden die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar)
• Bij een eventuele start vindt een pre-employmentscreening plaats
• De kandidaat beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat bij intake en op de startdatum getoond kan worden

Eisen:

1. Mbo werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
2. Enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner
3. Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift
4. Goede kennis MS-Officepakket
5. Het is niet toegestaan een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar)
6. Als de kandidaat mag starten bij de klant, zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden
7. De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen:

• Mbo werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
• Het is een pre-employmentscreening
• Enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.