Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

Wat ga je doen?

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je denkt vooruit, houdt overzicht en ontzorgt.

• Je beheert complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.
• Je bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering.
• Je verwerkt, controleert en verspreidt vergaderstukken.
• Je handelt telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden af.
• Je behandelt kabinetszaken, zoals aanvragen voor koninklijke onderscheidingen, en bereidt bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders voor.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers en treedt op als gastvrouw of gastheer.
• Je organiseert mede vieringen en herdenkingen.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines.

Wat breng je mee?

• Ruime, aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende vaardigheden in complex agenda- en mailboxbeheer.
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder kennis van Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is.
• Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk.
• Je beschikt over minimaal mbo+-werk- en denkniveau.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse
3. Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.