Bestuurssecretaresse

Vacature: Bestuurssecretaresse

Ben jij een enthousiaste, gedreven en servicegerichte secretaresse die rust, structuur en overzicht brengt? Werk je graag samen met collega’s om een wethouder goed te ondersteunen en opereer je prettig op het snijvlak van bestuur en organisatie? Dan zoeken wij jou als bestuurssecretaresse voor de gemeente Zuidplas.

Uren: 24 uur per week

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt een van de wethouders en werkt samen met het team van bestuurssecretaresses aan taken rondom het college.
• Beheren van complexe agenda's en plannen van bestuurlijke afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Verwerken van inkomende correspondentie en signaleren van prioriteiten.
• Zorgen dat vergaderstukken (digitaal) klaarstaan voor bestuurlijke overleggen.
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat.
• Periodiek overleggen met bestuursadviseur en communicatieadviseur over agenda en prioriteiten van de wethouder.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders en hun interne en externe relaties.
• Bewaken van acties en deadlines.

Wie ben jij?

• Organisatietalent: je regelt zaken van A tot Z, pakt proactief werkzaamheden op en denkt mee en vooruit.
• Je luistert goed naar bestuurders en collega’s, stemt af en weet voortgang te boeken in processen en afspraken.
• Je bent het rustpunt en vraagbaak in een dynamische bestuurlijke omgeving.
• Secuur en zelfstandig in administratieve en ondersteunende taken.

Functie-eisen

• Minimaal mbo(+) werk- en denkniveau.
• Ten minste drie jaar werkervaring als secretaresse.
• Ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek/bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Goede vaardigheden met Microsoft Office.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands, bestuurlijke sensitiviteit, een opgewekt karakter en teamgeest.

Aanvullende informatie

• Hybride werken: je kunt zowel op kantoor als thuis werken; voor deze opdracht geldt minimaal 50% aanwezigheid op kantoor en aanwezigheid op woensdag wordt verwacht.
• Geen ZZP
• BYOD: Zuidplas heeft een Bring Your Own Device-regeling.

Eisen:

1. Je hebt minimaal een mbo(+) werk- en –denkniveau
2. Ten minste drie jaar werkervaring als secretaresse
3. Je hebt ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek/bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente
4. Je kunt goed werken met office-software (Microsoft Office)
5. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal is essentieel
6. Voor deze opdracht ben je minimaal 50% van de tijd op kantoor
7. We verwachten je in ieder geval op woensdag op kantoor

Wensen:

• Je hebt minimaal een mbo(+) werk- en –denkniveau
• Ten minste drie jaar werkervaring als secretaresse
• Je hebt ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek/bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente
• Je kunt goed werken met office-software (Microsoft Office)

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.