Managementassistent

Functieomschrijving

Als Managementassistent speel je een cruciale rol binnen het team. Je beheert de vaak volle agenda’s van collega’s en maakt verslagen van vergaderingen. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende interne en externe partijen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het plannen van (serie)afspraken;
• Het reserveren van vergaderruimten;
• Het verzorgen van ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de organisatie;
• Het plannen van vergaderingen (reeksen);
• Het faciliteren van catering indien nodig;
• Het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden en het beheren en bewerken van (digitale) bestanden en systemen;
• Het zorgen voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat samen met teamleden, als vraagbaak.

Wie zoeken wij?

Jij bent secuur en werkt snel, zonder daarbij het stellen van de juiste prioriteiten uit het oog te verliezen. Je bent vaardig in het schakelen tussen verschillende deeltaken en rollen, zonder het overzicht te verliezen. Je communiceert effectief op diverse niveaus en blijft objectief. Wanneer je een knelpunt signaleert of een verbetervoorstel hebt voor het secretariaat, stem je dit af met collega’s. Je denkt oplossingsgericht en handelt vanuit de kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office
4. Je bent minimaal op woensdagen (8uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent( benoem in het CV waar dit is opgedaan)
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.