Managementassistent

Functieomschrijving

Als management assistent/secretaresse ondersteun je beleidsmedewerkers en programmaleiders binnen vijf beleidsprogramma’s. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële werkzaamheden en werkt zowel zelfstandig als in teamverband met negen collega’s. Je draagt bij aan het behalen van doelen en deadlines door jouw expertise in te zetten.

Werkzaamheden

• Beheren van gedeelde mailboxen en verdelen van werkzaamheden in overleg met programmaondersteuners.
• Agendabeheer: plannen van interne en externe afspraken, onder andere met medewerkers van ministeries.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen: tijdig versturen van agenda’s en vergaderstukken, regelen van faciliteiten zoals ruimtes, notulisten en lunch, en bijhouden van commissieleden.
• Ondersteunen bij de organisatie van (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen voor 30 tot 100 personen, inclusief het bouwen van event-pagina’s in Momice, beheren van genodigdenlijsten en ondersteuning tijdens het event.
• Werken met diverse ICT-programma’s zoals Microsoft Office (Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint); ervaring met Momice, M-Files, VVG tool en iBabs is een pré.
• Uitvoeren van administratieve en ondersteunende taken en fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische, facilitaire en secretariële vragen.

Profiel

• Minimaal mbo 4 werk- en denkniveau met een afgeronde secretariële opleiding of cursus.
• Minimaal 8 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met het Officepakket (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) en het vermogen om snel nieuwe ICT-programma’s eigen te maken.
• Geïnteresseerd in ontwikkelingen binnen het vakgebied van managementassistenten/secretaresses en ICT, en open voor vernieuwingen.
• Dienstverlenende instelling en energie van afwisselende werkzaamheden.
• Zelfstandig, proactief en nauwkeurig in de uitvoering van taken.
• Beschikt over eigen middelen en draagt eigen risico’s als zelfstandig ondernemer.

Eisen:

1. Je beschikt over minimaal mbo 4 werk- en denkniveau en je hebt een secretariële opleiding of cursus gevolgd
2. Je hebt minimaal 8 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie
3. Je hebt ervaring met het Officepakket (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) en je vindt het leuk om nieuwe ICT-programma’s snel eigen te maken
4. Je volgt de ontwikkelingen op het vakgebied van management assistenten / secretaresses en ICT en je staat open voor vernieuwingen
5. Je hebt een dienstverlenende instelling
6. Je krijgt energie van het afwisselen van verschillende werkzaamheden
7. Je bent zelfstandig, proactief en nauwkeurig in de uitvoering van werkzaamheden
8. Beschikt over eigen middelen en draagt eigen risico’s als zelfstandig ondernemer.Letop! Kandidaat dient beschikbaar te zijn op 12 en 13 januari. Op één van deze dagen wordt het intakegesprek (op locatie) ingepland

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.