Medewerker bestuurssecretariaat

Medewerker bestuurssecretariaat

De functie

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, drie wethouders en de gemeentesecretaris. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af, stelt prioriteiten en houdt overzicht. Je signaleert wat er moet gebeuren, plant vooruit en denkt mee.

Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning en werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat. Jullie vervangen elkaar wanneer dat nodig is. Je onderhoudt contact met het bestuur, collega’s en externe partijen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het maken van afspraken en beheert de agenda’s. Ook controleer en stroomlijn je informatiestromen en ontvang je bezoekers gastvrij en professioneel.

Voor vergaderingen verzamel je stukken en stel je agenda’s op. Daarnaast ondersteun je bij de voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Jouw taken

• Je verzorgt het complexe agendabeheer voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op tijd de juiste stukken aanleveren in iBabs.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en opvolging van afspraken en besluiten van het college.

Wie ben jij?

• Je bent representatief, proactief en hebt een hands-on mentaliteit.
• Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen.
• Je hebt een natuurlijk gevoel voor verhoudingen.
• Je bent servicegericht, attent en flexibel.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent sterk in organiseren en plannen, en houdt ervan om aan te pakken.

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie
3. Aantoonbare werkervaring met Ibabs
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
• Aantoonbaar beschikbaar uiterlijk per 1 december 2026 voor een inzet van 32 uur per week
• Aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn
• Aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.