Verandercoach Microsoft Teams migratie

Opdracht

Jij begeleidt de migratie van de netwerkschijf naar Microsoft Teams en ondersteunt medewerkers, leidinggevenden en teameigenaren bij het aannemen van een nieuwe manier van samenwerken. Je vertaalt beleid en techniek naar de dagelijkse praktijk, met aandacht voor governance, archivering, persoonsgegevens, langdurige opslag en eigenaarschap. Je biedt praktische ondersteuning, traint teameigenaren en helpt leidinggevenden hun rol te pakken.

Doel van de rol

Doel: De migratie verankeren in gedrag, processen en cultuur door beleid concreet te maken, medewerkers mee te nemen in hun werkpraktijk en leidinggevenden en teameigenaren te ondersteunen bij hun rol.

Taken & Verantwoordelijkheden

• Uitvoeren van een adoptiescan om digitale vaardigheden en behoeften in kaart te brengen.
• Vertalen van beleid naar praktische werkafspraken.
• Opzetten en begeleiden van een netwerk van ambassadeurs en key-users.
• Begeleiden en trainen van teameigenaren in verantwoordelijkheden rond inrichting, rechten, archivering en privacy.
• Organiseren van praktijkgerichte sessies over samenwerken in Teams.
• Ondersteunen van leidinggevenden in hun voorbeeldrol.
• Signaleren van risico’s zoals wildgroei, dubbele opslag en onvoldoende adoptie.

Fasen en inzet (urenraming)

Uitrolfase (ca. 4 maanden)

• Doelen: Migratie praktisch begeleiden; Teams inrichten volgens beleid; medewerkers en teameigenaren meenemen in gebruik; communicatie, workshops en korte interventies organiseren.
• Activiteiten: Kick-off sessies per afdeling (5–6 afdelingen); begeleiden van 10–15 teameigenaren; hands-on ondersteuning bij migratie; opzetten ambassadeursnetwerk.
• Tijdsinvestering: Gemiddeld 14 uur/week (ongeveer 2 dagen per week) — totaal circa 225 uur (over 16 weken).

Nazorgfase (ca. 3 maanden)

• Doelen: Beklijving van nieuwe manier van werken; teameigenaren coachen in eigenaarschap (rechten, archivering, privacy); monitoren adoptie; signaleren knelpunten; periodieke check-ins en themasessies.
• Activiteiten: Spreekuren en Q&A’s; kleine verdiepingsworkshops (bijv. samenwerken met externen, archiefwaardig werken); begeleiden van ambassadeursnetwerk.
• Tijdsinvestering: Gemiddeld 8 uur/week (1 dag per week) — totaal circa 100 uur (over 12 weken).

Borgingsfase (optioneel, ca. 6 maanden)

• Doelen: Continuïteit en kwaliteitsbewaking; ambassadeurs en lijnorganisatie in de lead laten komen; interne capaciteit versterken (DIV, IT, leidinggevenden).
• Activiteiten: Periodieke pulse checks (bijv. 1× per maand); evaluatie- en verbeterpunten verzamelen; borgingsdocumentatie afronden.
• Tijdsinvestering: Gemiddeld 4 uur/week (½ dag per week of in sprints) — totaal circa 100 uur (over 24 weken).

Totaalindicatie

• Uitrolfase: 225 uur
• Nazorgfase: 100 uur
• Borgingsfase (optioneel): 100 uur
• Totaal: 325–425 uur over circa 10–12 maanden

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Microsoft 365
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met digitale transities bij een overheidsinstelling

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op WO niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met Microsoft 365 transities bij een overheidinstelling
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, archiefwetgeving en verwerking van persoonsgegevens
• Aantoonbare werkervaring met digitale transities bij een overheidsinstelling

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.