Projectleider

Projectleider Viering 15 Jaar Gemeente Stichtse Vecht / Open Dag

Functieomschrijving

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en uitvoeren van de viering van het 15-jarig bestaan van de gemeente Stichtse Vecht. Je coördineert de betrokkenheid van interne en externe belanghebbenden, beheert het projectbudget, coördineert de communicatie en organiseert diverse activiteiten om het jubileum feestelijk te markeren. Je leidt drie werkgroepen en zorgt ervoor dat de viering een succes wordt.

Doel van de functie

Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en uitvoering van de jubileumviering. Dit houdt in dat je meerdere werkgroepen integraal managet, de planning en het budget bewaakt, afstemt met interne opdrachtgevers en communicatieactiviteiten aanstuurt, met als doel een goed georganiseerde en representatieve viering.

Werkzaamheden

• Opstellen, bewaken en actualiseren van de integrale projectplanning.
• Inrichten, begeleiden en coördineren van drie werkgroepen: Activiteiten Intern, Activiteiten Extern en Open Dag.
• Organiseren en leiden van project- en werkgroepoverleggen; vastleggen van acties, besluiten en voortgang.

• Aansturen van werkgroepen bij het opzetten en realiseren van interne en externe activiteiten.
• Zorgen dat activiteiten voldoen aan beleidskaders, randvoorwaarden en kwaliteitseisen.
• Toezien op inzet van middelen, vergunningen, veiligheid en logistiek.

• Coördineren van het concept, de voorbereiding en uitvoering van de gemeentelijke Open Dag.
• Afstemmen met gebouwbeheer, beveiliging, facilitair team en interne afdelingen.
• Zorgdragen voor routing, bezoekerscapaciteit, toegankelijkheid en personele inzet.

• Periodiek afstemmen over voortgang, risico’s en beslismomenten.
• Vertalen van bestuurlijke kaders naar projectopdrachten en uitvoeringsrichtlijnen.
• Tijdig escaleren bij knelpunten of afwijkingen in planning of budget.

• Opstellen van de projectbegroting en bewaken van de financiële voortgang.
• Zorgdragen voor naleving van gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels.
• Rapporteren over financiële status, risico’s en correctieve maatregelen.

• Uitzetten en coördineren van communicatie bij het opstellen en uitvoeren van een communicatie- en promotieplan.
• Afstemmen met interne stakeholders, inwoners en externe partners.

Competenties

• Projectmatig werken: plannen, prioriteren, bewaken van voortgang en methodisch werken.
• Organiseren: structuur aanbrengen en coördineren van diverse activiteiten en stakeholders.
• Samenwerken: stimuleren van samenwerking binnen werkgroepen en tussen afdelingen.
• Communiceren: duidelijk overbrengen van verwachtingen, voortgang en besluiten.
• Omgevingsbewustzijn: inschatten van bestuurlijke gevoeligheden en publieke belangen.
• Resultaatgerichtheid: werken naar concrete doelen binnen tijd en budget.
• Flexibiliteit: omgaan met wijzigingen, onverwachte omstandigheden en piekbelasting.

Functie-eisen

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met projecten of evenementen binnen of voor een overheidsorganisatie.
• Ervaring met het organiseren van evenementen of publieksactiviteiten is een pré.
• Vaardigheid in budgetbeheer, planningstools en verslaglegging.
• Kennis van gemeentelijke processen en bestuurlijke verhoudingen.

Eisen:

1. Hbo-/wo-werk- en denkniveau
2. Aantoonbare ervaring met projecten/evenementen binnen (of voor) een overheidsorganisatie
3. Vaardigheid in budgetbeheer, planningstools en verslaglegging
4. Kennis van gemeentelijke processen en bestuurlijke verhoudingen
5. CV's langer dan 5 pagina's worden niet in behandeling genomen

Wensen:

• Ervaring met het organiseren van evenementen of publieksactiviteiten is een pré

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.