Administratief medewerker Opvang en Migratie

Administratief medewerker Opvang en Migratie

Dit ga je doen

Als administratief medewerker binnen het team Opvang en Migratie werk je in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je zorgt dat dossiers op orde blijven, ondersteunt collega's en bewaakt administratieve en organisatorische processen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beantwoorden en verwerken van binnenkomende e-mails.
• Telefonisch en persoonlijk te woord staan van inwoners, samenwerkingspartners en andere betrokkenen.
• Verwerken van stukken in het zaaksysteem Join en zorgvuldig anonimiseren van documenten.
• Verwerken van binnenkomende en uitgaande correspondentie en zorgen dat informatie bij de juiste collega of in het juiste dossier terechtkomt.
• Bewaken van termijnen en signaleren wanneer actie nodig is.
• Bijhouden van de voortgang van dossiers en zorgen dat informatie compleet en actueel is.
• Voorbereiden en verzamelen van stukken voor behandeling en besluitvorming.
• Ondersteunen van collega's bij inhoudelijke en administratieve vraagstukken rondom opvang en migratie.

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de projectleider en participatiespecialist van Opvang en Migratie, de teammanager en coördinator van Opvang en Migratie, de juridische adviseur en de overige leden van het team.

Eisen:

1. Dit ben jij
2. Je hebt minimaal mbo+ werk- en denkniveau
3. Je hebt meerdere jaren relevante werkervaring als administratief medewerker. Het is een pre als dit op het gebied van Opvang en Migratie of op juridisch gebied is
4. Je hebt ervaring binnen een gemeente
5. Je bent gewend om met digitale systemen en digitale dossiers te werken en je hebt ervaring met het zaaksysteem Join
6. Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig
7. Je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht over verschillende werkzaamheden en termijnen
8. Je communiceert duidelijk en professioneel, zowel schriftelijk als telefonisch
9. Je bent zelfstandig en pakt werkzaamheden uit jezelf op
10. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie
11. Je hebt het vermogen om weerstand en gevoelige situaties professioneel en constructief te hanteren
12. Je hebt een zelfstandige, proactieve en resultaatgerichte werkwijze
13. Vanwege de aard van de opdracht is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk
14. De gesprekken staan gepland op de ochtend van vrijdag 18 september tussen 10.00 en 13.00. Kandidaten wordt gevraagd hier alvast rekening mee te houden in de agenda

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.