Assistent Afdelingshoofd

Opdracht

Rol: Je ondersteunt het afdelingshoofd tijdelijk en zelfstandig bij de dagelijkse aansturing en organisatie van de afdeling. Je neemt organisatorische en coördinerende werkzaamheden uit handen en zorgt dat zaken worden opgepakt en afgerond.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij de dagelijkse organisatie van de afdeling
• Voorbereiden, organiseren en opvolgen van overleggen en acties
• Bewaken van afspraken, deadlines en voortgang
• Uitzoeken van uiteenlopende organisatorische en inhoudelijke vraagstukken
• Informatie verzamelen en op een rij zetten voor het afdelingshoofd
• Afstemmen met medewerkers, beleidsadviseurs, consulenten, management en andere betrokkenen
• Signaleren wanneer zaken blijven liggen of extra aandacht nodig hebben
• Oppakken van praktische en organisatorische vraagstukken die zich gedurende de dag aandienen

Jouw profiel

• Zelfstandig en doortastend; je schakelt snel en houdt overzicht
• Ondersteunend en coördinerend; je neemt taken uit handen en bewaakt voortgang
• Je hoeft niet overal inhoudelijk specialist te zijn, maar stelt de juiste vragen en vindt de juiste mensen
• Praktisch ingesteld: je denkt mee en bent hands-on
• Proactief: je wacht niet af maar pakt zaken zelfstandig op

Opmerking

De opdracht is breed en dynamisch; je werkt afwisselend aan organisatie, voorbereiding van overleggen en het uitzoeken of afstemmen van dossiers.

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
2. Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en opvolgen van overleggen, acties en besluitvormingsprocessen
3. Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op de geschiktheid voor deze opdracht, de interesse in managementondersteuning, organisatieontwikkeling en/of bestuurlijke processen en de toegevoegde waarde voor de afdeling; de motivatie is door de kandidaat zelf geschreven en toegevoegd samen met het cv

Wensen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere publieke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, coördinerende of adviserende rol waarbij afstemming plaatsvond met management, bestuurders, beleidsadviseurs en uitvoerende medewerkers
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, plannen en bewaken van processen, overleggen, projecten of programma's waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn
• Aantoonbare affiniteit met leidinggeven, managementondersteuning, organisatieontwikkeling of bestuurlijke processen, bijvoorbeeld opgedaan vanuit een managementtraineeship, bestuursfunctie, projectcoördinatie of vergelijkbare rol

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.