Projectsecretaris

Functie

Als Projectsecretaris ben je de verbindende schakel binnen meerdere maatschappelijke projecten. Je werkt intensief samen met het projectteam en draagt zowel inhoudelijk als organisatorisch bij aan het succes van verschillende projecten. Je houdt het overzicht en zorgt voor structuur.

Belangrijkste taken

• Ondersteuning projectmanager: uitvoeren van inhoudelijke en administratieve werkzaamheden, bewaken van agenda, meeschrijven aan ambtelijke en bestuurlijke stukken en begeleiden van besluitvormingsprocessen.
• Vergaderingen en verslaglegging: organiseren en voorbereiden van (project)vergaderingen en (bestuurlijke) overleggen, verzorgen van verslaglegging en bewaken van voortgang en afdoening van afspraken en besluiten.
• Aanspreekpunt project: fungeren als intern en extern aanspreekpunt; bijdragen aan schrijven, redigeren en samenstellen van informatie- en presentatiemateriaal.
• Voorlichting: mede geven van voorlichting over projectdoelstellingen, activiteiten en achtergronden, afgestemd op verschillende doelgroepen.
• Projectdocumentatie: inhoudelijk en procesmatig bijdragen aan het opstellen van offertes, projectplannen en klantpresentaties.
• Ondersteuning collega’s: proactief ondersteunen van collega’s en oppakken van extra werkzaamheden waar nodig.
• Evenementenorganisatie: zelfstandig organiseren van evenementen en het bedenken en uitvoeren van plannen voor het driejarig bestaan.
• Sociale mediastrategie: proactief werken aan (sociale) mediastrategie, zelfstandig ideeën aandragen en omzetten naar uitvoering.
• Stakeholdercontact: onderhouden van contact met stakeholders, waaronder nabellen van klantcontacten bij gemeenten en provincies en contact met Thuisgeefvrijwilligers.

Belangrijke eigenschappen

• Proactieve houding
• Zelfstandig en organisatorisch sterk
• Sterk in schrijven, redigeren en presenteren
• Communicatief vaardig, intern en extern

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
2. Aantoonbare werkervaring als backoffice medewerker in de afgelopen 5 jaar
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met organiseren van projectvergaderingen en bestuurlijke overleggen bij een gemeente
4. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten/evenementen 5. Aantoonbare werkervaring met de doelgroep statushouders in de afgelopen 5 jaar

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met procesoptimalisaties
• Aantoonbare werkervaring met marketing activiteiten
• Aantoonbare ervaring met Monday
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met vastlegging van vergaderingen

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.